Root Cause Analysis Dalam Maintance Aplikasi

Sesuai dengan perkembangan Teknologi informasi pada masa ini, maka banyak perusahan pada tingkat menengah ke atas yang memakai aplikasi dalam melakukan kegiatan operasionalnya baik dengan cara membeli langsung aplikasi maupun melakukan devloment dengan bantuan konsultan IT. untuk mendukung sebuah implentasi suatu aplikasi dapat berjalan baik selama masa penggunaannya maka dibutuhkan langkah maintance / perawatan sehingga keberadaan aplikasi akan berjalan sesuai dengan keinginan. meskipun dalam perkembangan sudah lazim sebuah aplikasi mengalami masalah baik secara internal berupa bug atau masalah eksternal dengan perubahan binis proses. dalam penanganan masalah tersebut banyak sekali perbaikan aplikasi dilakukan secara parsial dengan asumsi sederhana yaitu "aplikasi dapat berjalan" hal tersebut mengakibatkan permasalahan yang hampir sama terjadi berulang kali.  Untuk mendapatkan root cause dari suatu permasalahan aplikasi maka dibutuhkan sebuah proses analisa yang biasa disebut Root Cause Analysis. Root Cause Analysis (RCA) merupakan metodologi untuk mengidentifikasi dan mengoreksi akar permasalahan pada fungsional dan operasional aplikasi . Beberapa langkah yang dilakukan dalam proses Root Cause Analysis sesuai dengan teori why why Analysis , diantaranya:

1. Menentukan masalah dan area masalahnya. 
2. Mengumpulkan team untuk brainstorming sehingga kita bisa memiliki berbagai pandangan,pengetahuan, pengalaman, dan pendekatan yang berbeda terhadap masalah aplikasi yang terjadi.
3. Mulai menyusun pertanyaan yang relevan dan objektif. Hal ini  dilakukan untuk persiapan dalam menggali informasi.
4. Melakukan survey untuk melihat secara actual. Kegiatan survey dilakukan dengan cara melakukan koordinasi dengan semua bagian yang menggunakan aplikasi untuk menggali informasi yang diperlukan untuk penyelesaian permasalahan aplikasi.
5. Jika akar masalah sudah diketahui,  maka segera implementasikan solusinya.
6. Monitor terus performance solusi yang telah dibuat untuk memastikan bahwa masalah tersebut tida terulang lagi.

Setelah kita melakukan langkah-langkah seperti di atas setidaknya gambaran permasalahan yang terjadi dapat diketahui. Untuk menuangkan kondisi yang memungkinkan suatu permasalahan terjadi   semua cause sekunder berupa sebab dan akibat dianalisa sehingga menjadi sebuah rangkaian proses untuk menentukan root cause yang diinginkan.

Kesimpulan yang diambil dari analisa tersebut berupa sebuah rekomendasi yang merupakan knowledge base baru untuk menyelesaikan permasalahan. Pada umumnya hasil dari kesimpulan Root Cause Analysis (RCA) dapat berupa laporan seperti tampak dalam tabel laporan di bawah ini.

Secara praktek proses Root Cause Analysis ini dilakukan apabila suatu masalah yang terjadi berulang- ulang sehingga solusi yang ada masih belum dapat meyelesaikan masalah yang terjadi. Tetapi sebaiknya kerangka berfikir seperti Root Cause Analysis selalu ada dalam diri konsultan IT atau departemen IT, hal ini untuk meningkatkan skill problem solving yang dimiliki oleh setiap personil.

Semoga bermanfaat.

 

Read More

Scope Pembangunan Aplikasi Human Resource

Untuk meningkatkan kinerja suatu perusahaan, tentunya dibutuhkan peran dari departemen HRD dalam melakukan management SDM yang akan membantu perusahaan dalam menyiapkan tenaga kerja mulai dari perekrutan, pengawasan,peningkatan,dan administrasi. Dalam melaksanakan tugas tersebut maka HRD memerlukan sebuah software yang akan mewujudkan keinginan tersebut. Dalam praktek pembuatan sebuah aplikasi Human Resource yang selama ini saya pernah kerjakan maka secara umum fungsi- fungsi yang ada diantaranya ;

• Personnel Administration
• Recruitment Management

membantu pengambil keputusan dalam memilih karyawan yang memenuhi kebutuhan perusahaan. Dimulai dari perencanaan kebutuhan tenaga kerja, pembuatan lowongan kerja, pemasangan iklan, seleksi pelamar, pengangkatan pelamar menjadi karyawan dan penempatannya pada jabatan dan pekerjaan yang sesuai

o    Personnel Information Management

 

Secara lengkap menangani informasi karyawan, seperti data personal, posisi dalam organisasi, data penggajian, profil waktu kerja, latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, dan data pengembangan karyawan. Dengan mudah dapat mengatur struktur organisasi perusahaan menggunakan model hirarki, menangani jabatan dan pekerjaan rangkap, dan mampu menampilkan histori penempatan karyawan dalam organisasi

• Benefit Management

memberikan kemampuan dan fleksibelitas untuk secara efektif mengatur program kesejahteraan karyawan, seperti klaim pengobatan, pinjaman dan program kepemilikan (misalnya: mobil, rumah, dll). Batasan klaim dapat dikontrol selama proses transaksi dengan menerapkan quota umum dan individu pada setiap klaim yang diajukan oleh karyawan

• Time Management

Meliputi proses administrasi dan evaluasi jam kerja karyawan. Mengatur jadwal kerja karyawan dengan mendefinisikan kelompok kerja karyawan sesuai dengan shift dan jadwal kerja yang didasarkan kepada lokasi dan level organisasi. Dengan mudah mendefinisikan jenis ketidak-hadiran karyawan, seperti ijin, cuti dan sebagainya. Jadwal lembur dapat diatur secara mudah dan data pembayarannya dapat dimonitor

• Payroll Administration

secara otomatis melakukan proses pembayaran dengan mengacu pada data kehadiran karyawan (absen, lembur, uang makan, uang transport, dll), menghitung berbagai jenis potongan (jamsostek, koperasi, dll) dan pajak (pph 21, proses SPT, dll), mengeluarkan pay slip dan laporan pajak. Melakukan proses penghitungan deposit dan penulisan cek secara manual atas dasar data karyawan. Mengatur transaksi dan proses akuntansi account payable sesuai dengan potongan yang diterapkan bagi karyawan dan kemudian mengirim informasi biaya ke general ledger (posting jurnal) setiap periode penggajian. Membuat daftar Transfer bank, rincian koinase, dll.

• Personnel Development

Manajemen Pengembangan Karyawan (personnel development Management). fungsi ini berperan dalam menilai potensi karyawan di perusahan, dimulai dengan mendefinisikan model multi kompetensi atas dasar kriteria perusahaan, seperti kualifikasi, kompetensi, potensi, preferensi, appraisal, atau kriteria lain sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan menggunakan sistem ini, penempatan karyawan dapat dievaluasi secara mudah untuk menjamin kesesuaian profil karyawan dengan pekerjaan dan jabatan yang disandangnya, mempertimbangkan karir karyawan lebih lanjut, atau mengambil keputusan untuk memindahkan karyawan yang bersangkutan ke pekerjaan dan jabatan lain yang lebih sesuai.

• Training and Event Management

Merencanakan dan mengatur event-event bisnis perusahaan, seperti training, kursus, seminar, presentasi, workshop, meeting, dan sebagainya. Mengatur setiap event dalam sebuah katalog event bisnis yang lengkap termasuk di dalamnya jadwal, kapasitas, objektif, dan hal-hal lainnya yang berhubungan. Selanjutnya, dengan menggunakan proses appraisal dalam modul ini, dapat dilakukan pula evaluasi dan peniliaian terhadap event yang telah dijalankan. Yang menilai bisa para organizer, para hadirin yang mengikuti event, atau orang dalam dan luar yang memonitor event. Dengan ini dapat pula didefinisikan berbagai jenis prasarana seperti instruktur, ruangan, peralatan, dan materi pendukungnya

• Travel Management

Menyiapkan dan mengesahkan dokumen perjalanan, menghitung biaya perjalanan, menyiapkan dan mengesahkan voucher perjalanan, dan mengirimkan informasi proses pembayaran atas voucher dan klaim biaya perjalanan ke bagian payroll accounting.

Dalam kenyataan dilapangan bahwa beberapa software besar seperti oracle peopel soft, oracle ebs dan SAP terkendala dalam implementasi modul human resource terutama pada bagian payroll karena perhitungan pajak,perhitungan overtime dan incentif. hal ini saya alami di beberapa pekerjaan sejenis yang telah saya kerjakan, ternyata setiap perusahaan memiliki aturan yang belum terakomodasi langsung oleh software besar tersebut. sehingga diperlukan pekerjaan tambahan berupa custom ..... ya tentunya itu bagian dari keuntungan konsultan IT local , termasuk saya. Heemmmmm.

semoga bermanfaat. 

 

Read More